Memenejemen Sistem

PERANCANGAN SISTEM

            Selama perancangan sistem, analist mengembangkan 2 pilihan atau lebih, setelah mempertimbangkan semua faktor yang releva, analist harus memilih yang paling efektif. Sebagai contoh: andaikan seorang analist mengerjakan perancangan sistem untuk mengerjakan label surat. Hal - hal yang dapat dipertimbangkan oleh analist tersebut misalnya: Berapa banyak pilihan pencetak yang dapat dibuat ? Dapat dipilih pencetak tunggal, susun tiga, susun empat, dll. Dalam memilih cara pencetakkan analist harus memperhatikan beberapa faktor misalnya : Bagaimana harganya ? ternyata harga label susun empat lebih mahal. Bagaimana dengan kerumitan dalam memprogram ? Label susun empat lebih sulit dalam masalah pemrograman. Bagaimana tentang waktu untuk mencetak ? Model susun empat mencetak paling cepat. namun pilihan yang terbaik tidak selalu yang termurah, termudah, atau tercepat. Pilihan bergantung pada besarnya kebutuhan user.

            Perancangan dimulai ketika manajemen menyetujui studi kelayakan yang dihasilkan selama analisis rinci dan memberikan dana yang diperlukan dan personel yang dibutuhkan. Perancangan mencakup ketika manajemen menyetujui rancangan dan mengesahkan pembangunan dari sistem aktual.

Ada Pun-Tujuan dari Perancangan Sistem adalah :

1. Menentukan dan membuat daftar tugas - tugas yang dilaksanakan selama perancangan

    sistem.

2. Menjelaskan dua alat penjadwalan yang digunakan oleh analis sistem.

3. Membuat daftar komponen - komponen dari spesifikasi sistem dalam bentuk kamus    

    data.

4. Menjelaskan komponen dari program spesifikasi dalam     bentuk kamus data.

5. Menjelaskan peranan user dan manajemen dalam perancangan sistem.

Input perancangan sistem :

1. Studi kelayakan dihasilkan selama analisis rinci yang mencakup biaya,  alternatif, jadwal, dan latar belakang informasi.

2. Staf layanan komputer yang mengerti kebutuhan hardware dan software.

3. Manajemen yang membuat keputusan dan mengesahkan pengembangan sistem.

4. User yang mendapat manfaat nyata dari sistem.

Output dari perancangan sistem:

1. Spesifikasi sistem : deskripsi umumdari input, output, kontrol dan rancangan file yang dibutuhkan sistem.

2. Spesifikasi program : deskripsi dari setiap program    yang dibutuhkan sistem untuk pengembangan yang tepat.

3. Pemesanan Hardware atau Software. Perjanjian dengan vendor untuk peralatan dan program yang dibutuhkan.

Perancangan sistem diuraikan dalam 9 komponen yaitu :

1. Tinjauan ulang dan penugasan

2. Rancangan output

3. Rancangan file atau rancangan database

4. Rancangan input

5. Rancangan proses

6. Definisi program

7. Rancangan modul

8. Rancangan paket

9. Tinjauan ulang rancangan

1.Tinjauan ulang dan Penugasan

            Sebelum memulai aktivitas lain pertama - tama analist meninjau studi kelayakan dan dengan dukungan manajemen, analist menunjuk personil - personil untuk menangani tugas - tugas tertentu. Hasil tinjauan dimasukkan dalam assignment roster (daftar penugasan) yang menghubungkan personil dengan Diagram Gantt, menunjukkan kapan dan personil mana yang berhubungan dengan tugas - tugas tertentu.

2.Rancangan Output

            Tahap kedua, rancangan output menentukan isi dan format dari berbagai laporan yang dibutuhkan user. Untuk menjamin kegunaan laporan, analist membuat contoh sketsa rancangan pendahuluan untuk disetujui oleh user. Jika semua pihak telah menyetujui isi dan format laporan, analist membuat daftar elemen data yang dibutuhkan. Sebagai tambahan untuk format laporan rancangan output menghasilkan kamus data yang berisi definisi singkat dari semua istilah yang berhubungan dengan sistem baru.

Terakhir, rancangan output menghendaki analist agar merencanakan deretan kontrol untuk melakukan :

1. Menghindari penyalahgunaan laporan

2. Mengerjakan semua data yang telah diproses

3. memastikan ketelitian dan kesempurnaan pada hasil    sistem

3.Rancangan File atau Rancangan Database

            Analist mempelajari kamus data untuk menentukan data mana yang akan membutuhkan tempat penyimpanan pada alat penyimpanan eksternal (disk atau tape).

Analist masih sering menyusun file secara tradisional, tetapi banyak yang perlu penyusunan ulang dan banyak yang beralih ke Database Management System karena software digunakan secara efisien untuk menyimpan data yang diperoleh.

Output dari tahap ini adalah rancangan file atau skema Sebuah skema mendaftar setiap field yang disimpan dalam disk, pendeskripsian tujuan field dan tipe data (numeric/alphanumeric) yang ditangani filed seperti rancangan output, analist bertanggung jawab untuk merancang sistem kontrol. Sistem kontrol mencegah pemalsuan data yang disimpan oleh komputer atau memungkinkan data untuk disusun ulang jika file mengalami kerusakan.

4.Rancangan Input

            Sesudah menentukan skema, analist memulai untuk merancang input. Sekali lagi analist bekerja lebih dekat dengan user dalam menentukan cara yang efisien untuk mengumpulkan data yang dibutuhkan. Hasil dari perancangan input adalah rancangan record atau rancangan layar CRT.

            Analist juga harus membuat sistem kontrol. Sistem kontrol mencoba untuk  menangkap kesalahan data sebelum masuk ke sistem. Kontrol input biasanya mencakup verifikasi atau validasi data, menghitung record, total perhitungan untuk melihat apakah sesuai dengan perhitungan manual.

            Jika komputer yang ingin kita gunakan untuk mencetak label surat tidak punya key to disk, untuk input data, maka kita merancang kumpulan data di sekitar peralatan CRT. rancangan layar untuk CRT tidak menunjukkan format dari layar, meskipun rancangan layar tersebut tidak memuat data aktual, hanya tempat dimana seorang operator akan memasukkan data ke sistem.

5.Rancangan Proses

            Rancangan Proses menentukan bagaimana sistem akan berfungsi. Dengan kata lain, apakah rancangan proses dijalankan dengan mode batch (antrian), sistem Online atau perpaduan antara batch dansistem Online.

            Output dari rancangan proses adalah susunan hardware dan software dan spesifikasi sistem. Pemasukan data secara Online dapat digunakan untuk menjaga file master yang sudah diupdate. Jika analist sudah mendefinisikan dan menjelaskan semua komponen sistem, maka analist akan mengumpulkan komponen sistem dalam bentuk laporan yang dikenal sebagai spesifikasi sistem, contoh :

Spesifikasi Sistem= Format laporan+Kamus data+Rancangan File atau Skema Database + Format layar + Susunan Hardware + Susunan Software

6.Definisi Program

            Definisi Program menjelaskan tujuan dari setiap program komponen dalam sistem yang diusulkan. Analist membuat definisi tersebut setelah terlebih dahulu mempertimbangkan spesifikasi sistem dan studi kelayakan.

            Output dari definisi program ini adalah penjelasan dari setiap program dalam sistem termasuk input yang dibutuhkan file dan output.

7.Rancangan Modul

            Definisi Program diikuti oleh Rancangan Modul yang memecah tiap program menjadi modul - modul yang spesifik. Sebagai contoh, kita membagi program untuk mencetak label ke dalam 3 modul : pembukaan, pemrosesan, penutupan. Alat yang digunakan antara lain : tabel keputusan, diagram warnier Orr dan Nassi-shneidermann. Meskipun seorang analist selalu berharap agar bisa bebas dalam memilih alat yang ideal, pilihan seringkali dibatasi oleh kebijaksanaan departemen.

Output dari rancangan modul adalah deskripsi modul. Program yang sederhana mungkin berisi sedikitnya tiga modul, sedangkan program yang kompleks mungkin terdiri dari ratusan modul.

8.Rancangan Paket 

            Dalam tahap ini, analist menyiapkan laporan yang lengkap dari semua materi yang dikembangkan untuk setiap program, disebut laporan spesifikasi program yang merupakan output utama dari perancangan. dengan menggunakan kamus data, analist menggambarkan spesifikasi program sebagai berikut :

SPESIFIKASI PROGRAM = SPESIFIKASI SISTEM + DIAGRAM DATA FLOW + DEFINISI PROGRAM + DESKRIPSI MODUL + RENCANA TEST + SISTEM BIAYA

9.Tinjauan Ulang Rancangan

            Setelah pemakai sistem mempelajari rancangan paket untuk meyakinkan terpenuhinya semua kebutuhan, manajemen mempelajarinya untuk menentukan apakah :

1. Tujuan organisasi tercapai

2. Biaya dapat dipenuhi

3. Dapat diselesaikan tepat waktu

Jika semua pihak menyetujui maka berlanjut ke tahap pengembangan.

BAGAN - BAGAN PERT

            Diagram Gantt, menyediakan pandangan umum dari jadwal proyek yang berguna, namun diagram tersebut tidak mengindikasi hubungan antara berbagai aktivitas dan juga tidak menunjukkan apakah tugas - tugas tertentu bergantung kepada yang lain dan tidak dapat terjadi sampai kesimpulan terjadi. Untuk mengilustrasikan grafik ketergantungan, analist pada umumnya menggunakan bagan PERT (Program Evaluation Review Tchnique) yang menggambarkan hubungan antara berbagai tugas. Contoh Angkatan Bersenjata AS yang pertama kali menggunakan tekhnik ini untuk membantu pengawasan dalam mengatasi tugas - tugas yang kompleks termasuk di dalamnyaa pembangunan kapal selam Polaris pada pertengahan tahun 1950. Sejak itu organisasi militer yang lain, perusahaan konstruksi, pabrik baja dan berbagai organisasi yang lain beralih ke bagan PERT sebagai alat yang cocok untuk menjaga lintasan dari tugas - tugas yang terikat dalam proyek berskala besar.

            Untuk menyiapkan bagan PERT, analist harus mengidentifikasi setiap tugas atau aktivitas yang penting kemudian memperhatikan bagaimana hubungannya. Setelah tugas - tugas tersusun, kita dapat menduga waktu ysng dibutuhkan untuk melengkapi tugas itu dengan tiga kemungkinan yang berbeda:

1. Optimistic   : waktu tersingkat (diperoleh dengan menugaskan sebanyak mungkin orang    

                          untuk menjalankan berbagai aktivtas).

2. Most likely  : waktu normal (diperoleh dengan menugaskan orang - orang dalam jumlah

                          normal untuk menjalankan berbagai aktivitas).

3. Pessimistic :  waktu terpanjang (diperoleh dengan menugaskan 1 orang untuk bekerja secara

                          part-time).

           

            Dalam mengaplikasi konsep PERT ke perancangan sistem kita dapat mengidentifikasi dan menyusun 9 tugas. Jika kita memilih optimistic, likely dan pessimistic untuk masing - masing tugas, kita buat formula untuk menghitung waktu dari ketiga kategori waktu tersebut:

Expected time = (jumlah optimistic time + jumlah pessimistic time + 4x jumlah likely time)/6

Tekhnik lain untuk menghitung expected time adalah Critical Path Method (CPM) yang menunjukkan perkembangan proyek dari awal sampai akhir.

            Dengan menggunakan CPM, kita dapat menghitung waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas awal dan tugas akhir. Jika kita ingin menyelesaikan tahap perancangan sistem dalam waktu 49 hari, kejadian ke 9 harus dimulai tidak boleh lebih dari hari ke-46.

Dalam situasi yang kompleks, Critical Path tidak harus berurut.

Tinjauan Ulang dan Penugasan

            Rancangan dimulai dengan tinjauan ulang dari studi kelayakan dan penugasan. Tinjauan ulang perlu dilakukan karena seseorang selain analist, mungkin telah menulis studi kelayakan atau telah mempergunakan sejumlah besar waktu untuk melengkapi studi.Dalam setiap kasus, analist harus membaca ulang studi kelayakan agar dapat mengetahui tujuan, kebutuhan, biaya, jadwal atau faktor lain yang berhubungan dengan tujuan studi.

            Penugasan dari perancangan bergantung pada kemampuan personel. Pada organisasi yang besar, pemimpin analist dapat memperkerjakan seluruh staff dengan keahlian di berbagai bidang : bentuk perancangan, peradministrasian dbase atau komunikasi data dan sekuriti.

Dalam berbagai organisasi yang lebih kecil, analist dapat mengambil alih seluruh tanggung jawab untuk perancangan proyek. Dalam situasi yang lain, proyek dapat begitu kompleks sehingga analist membutuhkan bantuan dari berbagai sumber, di luar maupun di dalam organisasi.

            Jika suatu proyek membutuhkan suatu kelompok analist, pemimpin analist menentukan siapa yang melaksanakan tugas dan kapan tugas tersebut dilaksanakan. Suatu kelompok analist digunakan di sistem yang kompleks dan besar. Pemimpin analist menugaskan suatu programmer, dua analist programmer, dbase adiministrator dan juru tulis untuk sistem registrasi.

            Tidak peduli seberapa besar dan kecil sistem tersebut, analist menduga waktu yang dibutuhkan untuk membentuk 9 komponen pendahuluan secara detil dan memilih personil yang terlibat.